KYC e Due Diligence Terze Parti: un passaggio fondamentale per stabilire corrette relazioni

Le best practice in materia di compliance governance, primo fra tutti lo standard ISO 37001 in materia di anticorruzione, nonché la normativa antiriciclaggio interna e sovranazionale, impongono alle società di effettuare una valutazione dei rischi connessi alle proprie terze parti, al fine di identificare e gestire correttamente eventuali criticità.

L’obiettivo dei background check sulle terze parti non è infatti impedire l’instaurazione di una relazione contrattuale, bensì rendere consapevole l’organizzazione dei eventuali rischi connessi ad una potenziale terza parte, al fine di individuare i presidi e gli strumenti più efficaci alla minimizzazione di tali rischi e all’instaurazione del rapporto contrattuale in tranquillità.

KYC: Know Your Customer

Il servizio di KYC terze parti consiste nella esternalizzazione delle verifiche e controlli sulle terze parti, che viene effettuato dal nostro team di esperti mediante l’utilizzo di una piattaforma digitale che consente di svolgere le verifiche utilizzando indicatori di rischio e algoritmi predefiniti che garantiscono uniformità di valutazione del rischio, oltre a permettere un’indicazione e valutazione di carattere legale in merito alle eventuali red flag. Inoltre, attraverso la piattaforma digitale, il processo risulta totalmente tracciabile, monitorabile in maniera continua e verificabile ex post anche da parte delle funzioni Compliance, Legal e/o Internal Audit.
Gli utenti possono accedere alla piattaforma in ogni momento per consultare l’avanzamento delle attività e consultare, scaricare e stampare i relativi report riepilogativi.

KYC terze parti, i vantaggi

Grazie a questo servizio è possibile ottenere, in tempi rapidissimi e con costi contenuti:

  • l’identificazione dei soci diretti (persone fisiche o società), degli esponenti rilevanti (membri di organi sociali) e del beneficiario effettivo della terza parte
  • la verifica tramite banche dati reputazionali sulla terza parte e su ciascuno dei soggetti sopra indicati (PEP, Sanctions List e Adverse Media) e, nel caso tali soggetti abbiano forma legale di società, su tutti gli esponenti rilevanti di ciascuna società risultanti dalle banche dati (membri di organi sociali)
  • la ricerca su fonti aperte in lingua italiana e inglese sulla terza parte e su tutti gli esponenti rilevanti
  • l’analisi e l’eventuale risoluzione di sospetti falsi positivi (incrociando le informazioni reperite sulle banche dati, su fonti aperte o fornite dalla società)
  • la predisposizione di un report di Due Diligence nel quale vengono evidenziati al cliente gli eventuali indicatori di rischio rilevati e viene effettuata una valutazione legale in merito agli stessi. Un riepilogo delle verifiche svolte sarà disponibile come allegato al report

Il KYC compliance software permette di gestire in automatico le ricerche su fonti aperte e le eventuali uscite stampa negative, grazie alla presenza di algoritmi di intelligenza artificiale in grado di:

  • processare migliaia di notizie con un alto grado di accuratezza
  • rielaborare i dati per individuare il sentiment delle notizie
  • superare i limiti linguistici della ricerca di contenuto testuale sul web
  • definire le parole chiave riguardo all’organizzazione o alle persone che ne sono coinvolte, per monitorare in maniera automatica e continua la terza parte
  • tenere in considerazione i feedback degli utenti affinando le ricerche

Una volta definite le parole chiave per la ricerca (con l’aiuto del motore di intelligenza artificiale) è possibile automatizzare il processo e attivare un monitoraggio costante sulla terza parte.

Grazie al sistema di intelligenza artificiale, il programma di monitoring degli articoli negativi è in grado di imparare dai feedback dell’utente e raffinare la classificazione dei media in un’ottica di miglioramento costante.

L’applicazione è interfacciabile con liste esterne e provider (es. World Compliance, World Check, Bureau Van Dijk e Cerved).

Ecco i vantaggi dell’esternalizzazione dei controlli:

  • brevissima tempistica di implementazione (piattaforma già disponibile in cloud) e di esecuzione dei controlli (due giorni lavorativi)
  • ricostruzione della filiera soci e beneficiari
  • identificazione degli amministratori, procuratori e organi di controllo
  • ricerca di indicatori di rischio su banche dati specializzate
  • ulteriore ricerca di ogni informazione presente sul web con ulteriori indicatori di rischio

Il nostro report include:

  • il rendiconto di tutte le verifiche svolte
  • l’identificazione e la valutazione legale degli eventuali indicatori di rischio
  • l’indicazione di approfondimenti e misure di mitigazione del rischio
  • l’analisi condotta secondo gli standard internazionali

L’innovazione al servizio delle nostre competenze legali

L’utilizzo di strumenti innovativi permette di ampliare la portata delle ricerche, abbattere i costi e i tempi nei processi di Due Diligence e ottenere informazioni specifiche e in tempo reale.
Nello specifico, ecco i vantaggi del nostro approccio:

  • piattaforma digitale già configurata per l’intero processo di Due Diligence
  • connessione con banche dati specializzate, estrazione e analisi in automatico delle informazioni presenti su banche dati societarie e reputazionali
  • ulteriore ricerca su fonti aperte con esclusivo modulo di automated web search e motore di intelligenza artificiale
  • Due Diligence condotte secondo indicatori di rischio e algoritmi che garantiscono uniformità di valutazione del rischio
  • accesso del cliente alla piattaforma per esaminare le attività svolte e consultare, scaricare e stampare il relativo report
  • invio di notifiche dalla piattaforma al cliente sulle fasi di ciascuna Due Diligence
  • processo tracciabile, monitorabile in maniera continua e verificabile ex post anche da parte della funzione Internal Audit

Il processo: le fasi del servizio KYC e Due Diligence Terze Parti

Gestire il processo di KYC in modo ordinato e consapevole, ci permette di offrire ai nostri clienti servizi ottimizzati e trasparenti in materia di Due Diligence Terze Parti.
Nello specifico, il nostro workflow prevede:

  • richiesta di due diligence
  • ricostruzione della filiera soci, dei beneficiari e delle persone rilevanti
  • screening su banche dati specializzate
  • screening fonti aperte
  • identificazione, valutazione e verifica dei red flag
  • reporting