I cambiamenti organizzativi rendono necessario un costante aggiornamento delle policy nel rispetto delle procedure aziendali.

Con noi questo non sarà più un problema: con un solo click avrai a disposizione tutte le policy e procedure, connesse tra loro in un unico sistema integrato.

Potrai creare, modificare, approvare e archiviare policy, procedure e i relativi materiali come, ad esempio, riassunti, guide, training, test e istruzioni.

Policy Management, l’importanza di un approccio digitale

La nostra tecnologia consente di taggare ogni singola parte dei documenti con un hashtag così come avviene nei social network, facilitando le attività di allineamento delle varie policy e abilitando un’interfaccia di ricerca avanzata delle informazioni per semplificarti la lettura.

Ma la comodità non finisce qui: potrai avere a tua disposizione un assistente virtuale, sempre disponibile per te su pc, tablet e smartphone.

Digital Transformation & Policy Management, un processo integrato

Esiste una relazione virtuosa tra digitalizzazione delle policy e loro effettiva conoscenza e applicazione da parte della popolazione aziendale e anche delle terze parti. Per questa ragione i nostri servizi di compliance management prevedono come primo passo la trasformazione digitale di tutte le policy e dei relativi materiali del cliente, che vengono quindi trasformati e ottimizzati per la fruizione digitale e inseriti nel sistema di compliance management, suddivisi per i gruppi di utenti ai quali sono destinati, in base a criteri predeterminati con il cliente (i.e. paese, società, funzione aziendale, sede, processo).
I materiali comprendono tutte le policy (intese in senso ampio e comprensivo anche di Codice Etico, Modello 231, circolari, linee guida, procedure e ogni altro strumento normativo interno rilevante per la compliance) e la relativa documentazione correlata, come i materiali di training e test, eventuali guide/riassunti, Q&A e FAQ.

Professionisti esperti di Policy Management a supporto della tua azienda

I professionisti del Compliance Center di beLab sono pronti a soddisfare ogni esigenza della tua azienda, mettendo a disposizione la loro esperienza in tema di Policy Management e strumenti innovativi digitali dedicati.

Help Desk & Support

I professionisti del Compliance Center di beLab sono a disposizione per fornire chiarimenti in merito alla comprensione delle policy e dei materiali correlati, nonché per il supporto nello svolgimento delle attività di sottoscrizione delle policy, training, test e qualifica.

Ogni richiesta viene veicolata attraverso la app di ciascun utente e viene registrata nel sistema insieme alla relativa risposta. Quest’ultime vengono predefinite con il cliente su argomenti standard ed eventuali risposte a domande fuori standard vengono concordate preventivamente con il cliente.

Monitoraggio normativo & benchmarking policy

Il Compliance Center di beLab fornisce un servizio di monitoraggio della normativa, della giurisprudenza e degli standard nazionali e internazionali rilevanti ed effettua una periodica segnalazione di eventuali necessità di adeguamento/integrazione delle policy.

Reporting a organi sociali

I professionisti di beLab, attraverso la piattaforma digitale di compliance management, possono produrre una reportistica periodica su: policy attive, gruppi di utenti ingaggiati, attività di training, test svolti, dipendenti qualificati, attività di help desk e supporto, aggiornamenti normativi ed eventuali adeguamenti delle policy.

Revisione e integrazione policy

Attività di predisposizione e integrazione delle nuove policy, con il supporto tecnico del modulo di Policy Management del sistema: le nuove policy vengono incluse nei servizi di Compliance Policy Library e di Policy Engagement.

Policy Management e innovazione tecnologica

Il modulo di Policy Management della nostra piattaforma digitale è una applicazione gestionale utilizzabile da pc, tablet e smartphone che consente di gestire tutte le policy e procedure in modo integrato e correlato ai rischi e ai controlli.

Nello specifico, le funzionalità a disposizione della tua azienda sono:

  • Trasformazione in smart document di tutte le policy, procedure e documenti rilevanti in modo da garantirne allineamento e aggiornamento automatico, abilitare le funzionalità di ricerca avanzata da parte degli utenti e configurare l’assistente virtuale degli utenti tramite l’utilizzo dell’intelligenza artificiale. È previsto un unico processo digitale per la redazione, l’approvazione, la pubblicazione e l’aggiornamento delle policy
  • Gestione differenziata per società, paesi, linee di business
  • Creazione, modifica, approvazione e archiviazione di policy e procedure e dei relativi materiali correlati (riassunti, guide, training, test, istruzioni)
  • Allineamento automatico di tutti i contenuti
  • Attivazione e gestione dei processi di Awareness & Engagement dei dipendenti
  • Organizzazione e gestione di dati e indicatori di performance
  • Creazione e visualizzazione di dashboard personalizzati
  • Monitoraggio e archivio delle richieste di supporto e feedback di dipendenti

Una piattaforma digitale integrata per il Policy Management

La piattaforma permette di:

  • inserire, modificare, aggiornare e archiviare le policy e i materiali correlati
  • attivare nuovi programmi di compliance creando le policy e procedendo poi alla loro diffusione presso tutti i soggetti interessati, erogando anche il training e fornendo supporto online

La piattaforma permette inoltre di:

  • avere accesso a tutti i materiali di compliance in modo semplice e veloce, direttamente dal loro smartphone o tablet, grazie ad una app
  • avere sempre a disposizione i programmi di compliance che li vedono coinvolti

Ciò consente al personale l’accesso in tempo reale ai principi etici e alle regole di comportamento adottate dalla società, nel momento stesso in cui i dipendenti sono chiamati a prendere decisioni che potrebbero ripercuotersi sulla società e sulla reputazione della stessa. In questo modo si può proteggere la società dal rischio di comportamenti contrari ai principi etici e alle regole di comportamento condivisi dalla società e di mitigare – in caso di accertate violazioni – il rischio di sanzioni.

La piattaforma può essere personalizzata secondo le specifiche esigenze della società e adattata alla specifica area di business e ai rischi tipici connessi all’attività della società (es. sicurezza, ambiente, antiriciclaggio, anticorruzione, diritti umani). Inoltre la piattaforma mette a disposizione una helpline per fornire ai dipendenti chiarimenti o supporto in tempo reale nella applicazione concreta delle policy o per consentire agli stessi di segnalare eventuali criticità.